L’itinéraire est élaboré en fonction de tout ce que le gouvernement hôte souhaite attirer l’attention, tout en incorporant également les intérêts des membres de la famille royale en visite. Une fois l’itinéraire convenu, les membres de l’équipe du parti royal se rendent à destination pour décider du temps de trajet, des codes vestimentaires et des angles de caméra. Une liste sera dressée de toutes les personnes que la famille royale rencontrera, ainsi que des exigences culturelles dont elles doivent être conscientes.
Leur garde-robe est de la plus haute importance. Le respect des codes vestimentaires signifie que pour certains pays, les ourlets, les longueurs de manches et les décolletés doivent être pris en compte.
Les hommes peuvent avoir besoin d’épingles à cravate, de médailles et de mouchoirs. Les femmes rendent souvent hommage au pays avec une fleur ou un symbole national.
Des couleurs symboliques sont choisies, ainsi que des bijoux significatifs pour rendre hommage au pays hôte.
Des briefings de dernière minute sont donnés dans l’avion, et les membres de la famille royale changeront leurs vêtements de voyage pour leurs tenues à la dernière minute pour éviter les plis.
Lorsque le duc et la duchesse de Cambridge ont visité le Canada avec leurs enfants en 2016, ils ont emmené une équipe de 12.
Il s’agissait du secrétaire privé de William, Miguel Head et de la secrétaire privée adjointe Laura Baker, de la secrétaire privée de Kate, Rebecca Deacon, de la styliste Natasha Archer et de la coiffeuse Amanda Cook-Tucker, de la secrétaire de tournée Kate Mager, d’une responsable des opérations qui a aidé à la logistique comme le chargement des bagages, et leur nounou Maria Borrallo.
Il y avait aussi leur attaché de presse Jason Knauf, et trois autres attachés de presse qui ont assuré une communication fluide avec la presse et ont également géré les comptes des réseaux sociaux.
Le gouvernement britannique couvre généralement le coût des vols internationaux dont la famille royale et son équipe ont besoin, mais le pays hôte couvre la majorité des coûts.
Comme ils ont invité les membres de la famille royale à visiter, et que la publicité qui en résultera présentera leur pays en tant que destination touristique et attirera une attention positive sur les causes et les initiatives, ils sont généralement heureux de couvrir les coûts.
C’est pourquoi les activités photogéniques colorées seront toujours privilégiées car les images seront plus susceptibles d’être utilisées dans les médias du monde entier.
Les membres de la famille royale n’ont pas beaucoup de temps libre pendant les visites royales.
Les tournées royales duraient des mois, mais de nos jours, il est plus économique de couvrir plus d’engagements en moins de temps, de sorte que les membres de la famille royale ne seront jamais absents plus de deux semaines, et ils assistent généralement à environ quatre engagements par jour.
Tous les cadeaux que les membres de la famille royale reçoivent sont à titre officiel, ils sont donc tous soigneusement enregistrés et emballés.
Une liste des cadeaux que chaque membre de la famille a reçus lors de tournées à l’étranger est rendue publique chaque année.
Certains des cadeaux seront conservés et d’autres seront utilisés dans les maisons royales.
Une paire de grues fabriquées à partir de pièces de voitures recyclées reçues par le prince Charles lors d’une visite en Afrique est conservée au bord d’un lac sur son terrain à Highgrove.
Certaines des fleurs sont utilisées pour décorer les quartiers royaux où ils séjournent, et le reste sera offert aux hôpitaux locaux.
